La implantación del Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) supone un cambio importante para las empresas de transporte. Sin embargo, uno de los aspectos que más dudas genera es la firma electrónica avanzada y, sobre todo, cómo garantizar que cumple realmente con los requisitos legales.
En muchas organizaciones se da por hecho que enviar un código OTP por SMS o recoger una firma en una tablet es suficiente. La realidad es muy distinta.
Como especialistas en auditoría de DeCA y movilidad sostenible, ayudamos a las empresas a implantar procedimientos que cumplen con la normativa y reducen los riesgos legales y operativos.
¿Cuándo es necesaria una firma electrónica avanzada?
El DeCA no requiere firma para ser válido en todos los casos. No obstante, cuando el documento también cumple una función contractual —por ejemplo, como justificante de entrega, aceptación de mercancía o prueba de recepción— la firma debe cumplir los requisitos de una firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS.
Esto significa que no basta con disponer de una tecnología de firma. Es imprescindible poder demostrar quién ha firmado realmente.
El gran error: pensar que la tecnología identifica al firmante
Uno de los errores más habituales consiste en creer que un código OTP, un enlace enviado por correo o una firma manuscrita sobre una pantalla acreditan automáticamente la identidad del firmante.
No es así.
La aplicación puede garantizar la integridad del documento, registrar la fecha, la hora, la ubicación o detectar modificaciones posteriores, pero no puede saber quién está realmente utilizando ese teléfono o ese correo electrónico.
La identificación del firmante depende del procedimiento previo realizado por la empresa.
En otras palabras:
La plataforma firma el documento. La empresa identifica al firmante.
¿Qué es el onboarding del firmante?
El onboarding es el proceso mediante el cual la empresa verifica la identidad de cada persona que posteriormente podrá firmar documentos electrónicos.
Este procedimiento debe realizarse antes de la primera firma y conservarse como evidencia.
Existen diferentes mecanismos válidos, entre ellos:
- Identificación presencial mediante documento de identidad.
- Verificación con certificado electrónico.
- Videoidentificación.
- Vinculación del trabajador mediante su expediente laboral.
- Procedimientos reforzados con doble factor de autenticación.
Lo importante no es el método utilizado, sino que permita acreditar de forma fiable quién es la persona y qué canal utilizará para firmar.
Procedimientos que no cumplen la normativa
En nuestras auditorías encontramos con frecuencia prácticas que generan una falsa sensación de seguridad.
Algunos ejemplos son:
- Introducir únicamente un nombre y un teléfono.
- Escribir el DNI sin comprobar su autenticidad.
- Enviar enlaces de firma a correos electrónicos genéricos.
- Compartir dispositivos entre varios usuarios.
- Firmas manuscritas sin identificación previa.
- Permitir que una persona firme en nombre de otra.
Estos procedimientos pueden provocar que una firma que parecía avanzada termine siendo considerada simplemente una firma electrónica simple en caso de inspección o conflicto judicial.
¿Qué riesgos supone un onboarding deficiente?
Si no puede demostrarse la identidad del firmante, las consecuencias pueden ser importantes.
La empresa puede tener dificultades para acreditar entregas, recepciones de mercancía o incidencias durante el transporte. Además, la carga de la prueba recaerá sobre la propia organización, que deberá demostrar por otros medios quién realizó realmente la firma.
Esto puede afectar tanto a reclamaciones entre empresas como a procedimientos administrativos o judiciales.
La importancia de conservar las evidencias
También es necesario conservar todas las evidencias durante el plazo legal correspondiente.
No basta con identificar correctamente al firmante.
Entre otras, conviene mantener:
- Evidencias del proceso de identificación.
- Datos del canal asociado al firmante.
- Registros de auditoría.
- Fecha y hora de la firma.
- Evidencias criptográficas e información de trazabilidad.
Una cadena probatoria completa ofrece mucha mayor seguridad jurídica ante cualquier revisión o inspección.
¿Cómo puede ayudarte una auditoría especializada?
La implantación del DeCA no consiste únicamente en instalar una aplicación.
Es necesario revisar los procedimientos internos, validar que los procesos de identificación cumplen con el Reglamento eIDAS y asegurar que toda la documentación mantiene su valor probatorio.
En nuestra firma realizamos auditorías especializadas en movilidad sostenible y DeCA para ayudar a las empresas a:
- Revisar el cumplimiento de los requisitos de firma electrónica avanzada.
- Analizar los procedimientos de onboarding de conductores, cargadores y receptores.
- Detectar riesgos antes de una inspección.
- Implantar procedimientos conformes con la normativa vigente.
- Documentar correctamente las evidencias necesarias para garantizar la validez jurídica del DeCA.
Una buena solución tecnológica es solo una parte del proceso. El verdadero cumplimiento comienza con procedimientos correctamente diseñados y auditados.
Conclusiones
Estamos a su disposición en este formulario de contacto para atender cualquier duda.
