La Digitalización Certificada de facturas supone un importante paso adelante para aquellas empresas que quieren abandonar definitivamente la gestión tradicional del papel y transformar sus procesos administrativos en procedimientos plenamente digitales, pero hacerlo requiere mucho más que escanear una factura o guardar una fotografía de un ticket.
En Legal Auditors hemos tenido la oportunidad de acompañar a CODE-10 IT CONSULTANTS en el proceso de auditoría de Billivo, su solución tecnológica, hasta culminar satisfactoriamente el proceso de homologación de su sistema de digitalización certificada ante la Agencia Tributaria.
Para nosotros, el verdadero valor de este proyecto no está únicamente en haber alcanzado el objetivo final. Está también en cómo se ha desarrollado el proceso: trabajando conjuntamente con el equipo técnico, resolviendo dudas, revisando implementaciones, proponiendo mejoras y convirtiendo unos requisitos normativos que inicialmente podían resultar complejos en especificaciones técnicas comprensibles y aplicables al software.
De conservar tickets en papel a un proceso completamente digital
El punto de partida de CODE-10 IT CONSULTANTS es probablemente familiar para miles de empresas.
Tal y como explica Antonio Valladares durante la entrevista, la compañía tenía que conservar físicamente tickets y justificantes. A ello se añadía un problema especialmente habitual en los tickets impresos térmicamente: con el paso del tiempo, la impresión se degrada y la posterior consulta puede convertirse en una tarea complicada.
Aunque los documentos se escanearan para facilitar su gestión, el objetivo era dar un paso adicional: digitalizar el documento mediante un procedimiento que permitiera sustituir el original en papel con las garantías correspondientes.
CODE-10 IT CONSULTANTS había utilizado anteriormente soluciones de terceros, pero finalmente decidió incorporar esta funcionalidad dentro de su propio ecosistema Billivo. Esto convertía la digitalización certificada en una funcionalidad integrada dentro de su producto y no simplemente en una herramienta externa.
No se trataba únicamente de cumplir: se trataba de transmitir seguridad
Uno de los aspectos más interesantes de la entrevista es precisamente la razón por la que CODE-10 IT CONSULTANTS decidió abordar el proceso de homologación.
El objetivo no era simplemente poder afirmar que su aplicación digitalizaba documentos. Querían disponer de una solución que transmitiera seguridad y confianza a sus clientes y completar correctamente el proceso necesario ante la Agencia Tributaria.
Antonio Valladares explica además que el trabajo realizado junto a Legal Auditors contribuyó a conseguir un producto mejor y un producto en el que sus clientes pudieran sentirse más seguros, culminando finalmente en la homologación por parte de la Agencia Tributaria.
Esta reflexión resume muy bien nuestra propia filosofía de auditoría.
Una auditoría tecnológica no debería plantearse únicamente como un examen que se realiza cuando el producto está terminado. Bien integrada dentro del desarrollo, puede convertirse en una herramienta para detectar riesgos, aclarar requisitos, validar decisiones técnicas y mejorar el propio producto.
Cuando la normativa tiene que convertirse en requisitos de software
CODE-10 IT CONSULTANTS es una compañía con un importante componente tecnológico y experiencia en desarrollo, integración y análisis de datos. Precisamente por ello resulta especialmente significativo uno de los comentarios realizados por Fernando Cucci durante la entrevista.
Cuando comenzaron a analizar por su cuenta la documentación necesaria para abordar el proceso, la percibieron como compleja y, en algunos aspectos, difícil de interpretar desde una perspectiva puramente tecnológica.
Este es precisamente uno de los puntos donde consideramos que aporta mayor valor un auditor especializado en software.
El desarrollador necesita saber qué tiene que implementar, cómo debe hacerlo, qué evidencias deberá generar y cómo puede demostrar posteriormente que su solución cumple los requisitos exigidos.
Según explica Fernando durante la entrevista, el acompañamiento de Legal Auditors les permitió resolver numerosos puntos sobre los que tenían dudas, validar si determinadas implementaciones eran correctas y disponer de documentación y explicaciones claras para completar el proceso. También destaca expresamente los buenos tiempos de respuesta y describe finalmente el proceso como “súper rápido y sencillo”.
La auditoría también ayudó a mejorar Billivo
Otro aspecto que nos parece especialmente relevante de este caso es que la colaboración no quedó limitada a comprobar requisitos.
Durante la revisión de determinadas funcionalidades se plantearon también sugerencias destinadas a facilitar posteriormente el proceso contable y mejorar la experiencia desde el punto de vista del usuario.
Fernando Cucci destaca precisamente este aspecto: además de obtener confianza respecto a la auditoría, el proceso sirvió para analizar si determinadas funcionalidades podían plantearse de otra forma para hacer más sencillo el trabajo posterior y conseguir que los archivos generados fueran comprensibles y útiles para quienes debían utilizarlos.
Para Legal Auditors, este punto es especialmente importante. Cumplimiento normativo y calidad del software no deberían tratarse como dos mundos separados.
Cuando auditamos software buscamos comprobar el cumplimiento, pero nuestra experiencia nos permite también detectar oportunidades de mejora relacionadas con procesos, trazabilidad, evidencias, usabilidad o funcionamiento real de la solución.
El valor añadido de una auditoría independiente
La entrevista deja además una reflexión especialmente interesante sobre la auditoría independiente.
Antonio Valladares señala que disponer de una revisión externa realizada por profesionales con experiencia les aporta tranquilidad como productores de software y, al mismo tiempo, transmite a sus clientes que se encuentran ante un producto que no solo ha superado el correspondiente proceso ante la Agencia Tributaria, sino que además ha sido revisado por una entidad externa.
La palabra con la que resume ese valor es sencilla: confianza.
Y creemos que ese es precisamente uno de los principales valores de una auditoría especializada.
El fabricante conoce mejor que nadie su software. El auditor independiente aporta otra perspectiva: contrasta las funcionalidades con los requisitos, solicita evidencias, analiza los controles implementados y ayuda a identificar posibles diferencias entre lo que el sistema pretende hacer y lo que realmente puede demostrarse.
Un proceso dinámico, seguro y sin sorpresas
Durante la entrevista pedimos a CODE-10 IT CONSULTANTS que definiera su experiencia trabajando con Legal Auditors.
Fernando Cucci destacó el carácter dinámico del proceso: las dudas planteadas por correo eran respondidas y, cuando aparecía alguna cuestión urgente, existía también disponibilidad para resolverla directamente. Asimismo, destacó el trato recibido durante un proceso que inicialmente les generaba dudas e incertidumbre por ser la primera vez que trabajaban con este tipo de documentación.
Antonio Valladares añadió otro concepto que nos parece especialmente valioso desde el punto de vista empresarial: se cumplió lo esperado.
Los compromisos y los plazos acordados se fueron cumpliendo y el proyecto avanzó sin sorpresas inesperadas. En un proceso de homologación tecnológica, donde existen dependencias técnicas, documentales y administrativas, esa previsibilidad tiene un valor considerable.
Más que una auditoría: acompañar al fabricante
Probablemente una de las mejores conclusiones de la entrevista llega cuando CODE-10 IT CONSULTANTS resume la experiencia completa.
Antonio Valladares explica que durante el proceso se sintieron acompañados en la homologación, mejora y auditoría de su producto, y subraya que no se trató simplemente de “cumplir el expediente”. Lo que buscaban era alguien que les acompañase, les hiciera el proceso más sencillo y aportase también un punto de vista externo.
Esa descripción coincide plenamente con la forma en la que entendemos nuestro trabajo en Legal Auditors.
Nuestro objetivo no es situarnos al otro lado de una mesa esperando a que el fabricante nos entregue un producto terminado para indicar qué está mal. Preferimos trabajar conjuntamente con los equipos técnicos, analizar evidencias desde las primeras etapas, resolver dudas y ayudar a que el producto llegue al final del proceso con las mayores garantías posibles.
CODE-10 IT CONSULTANTS recomienda la experiencia y volverá a contar con Legal Auditors
El mejor indicador del resultado de cualquier proyecto es probablemente conocer qué piensa el cliente una vez terminado.
Cuando se pregunta directamente a CODE-10 IT CONSULTANTS si recomendaría el proceso a otras empresas, su respuesta es inequívocamente positiva. Antonio Valladares señala que recomendarían Legal Auditors a empresas que necesiten abordar procesos de homologación o auditoría de sus productos y afirma que seguramente repetirán la experiencia.
La entrevista termina reforzando todavía más esta valoración: CODE-10 IT CONSULTANTS considera que, cuando la auditoría y la normativa no constituyen la especialidad del fabricante, recurrir a profesionales permite obtener mayor confianza sobre el producto desarrollado, calificando su experiencia con Legal Auditors como “muy positiva” y “muy recomendable”. Antonio Valladares concluye además que cuando tengan que auditar la siguiente funcionalidad de Billivo volverán a recurrir a nosotros.
Un nuevo caso de éxito en Digitalización Certificada
Para Legal Auditors, el proyecto de CODE-10 IT CONSULTANTS y Billivo representa algo más que una nueva auditoría finalizada.
Es un ejemplo de cómo fabricante y auditor pueden trabajar conjuntamente para convertir requisitos legales y técnicos complejos en un producto real, operativo, comercializable y capaz de generar confianza en sus usuarios.
La Digitalización Certificada permite avanzar hacia organizaciones con menos papel, mejorar el control documental y simplificar determinados procesos administrativos. Pero para que esa transformación tenga verdadero valor, debe realizarse con las garantías técnicas y jurídicas necesarias.
Desde Legal Auditors continuamos acompañando a fabricantes de software y empresas tecnológicas durante todo el proceso de análisis, adecuación, auditoría y homologación de sus soluciones de Digitalización Certificada.
Y casos como el de CODE-10 IT CONSULTANTS y Billivo demuestran que una auditoría no tiene por qué ser únicamente el último obstáculo que superar antes de obtener una homologación. Puede ser también una oportunidad para construir un producto mejor.
