Auditoría de Conformidad NTI
Auditoría de Conformidad con las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI)
Verificamos que su software de digitalización, firma y generación de copias auténticas cumple las Normas Técnicas del Esquema Nacional de Interoperabilidad. Un informe técnico independiente que respalda su solución ante licitaciones públicas, clientes y tribunales.
Digitalizar un documento no lo convierte en un documento electrónico válido. Para que una imagen escaneada tenga el mismo valor que el papel original —y para que ese papel pueda destruirse con seguridad jurídica— el proceso debe cumplir un conjunto de requisitos técnicos muy concretos: formato e integridad de la imagen, ausencia de manipulación durante la captura, metadatos obligatorios, firma electrónica conforme a la política aplicable, y trazabilidad de todo el ciclo.
Esos requisitos están recogidos en las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI), desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad. Son la referencia obligada en el sector público y, en la práctica, el estándar de facto en el privado cuando lo que está en juego es el valor probatorio de un documento.
En Legal Auditors realizamos la auditoría técnica independiente que verifica ese cumplimiento. No revisamos únicamente su documentación: analizamos los artefactos que su software realmente produce —el PDF firmado, el XML de intercambio, los metadatos incrustados, la cadena de confianza de la firma— y emitimos un informe de auditoría que acredita, con evidencia, en qué medida su solución se ajusta a la norma.
Nuestro completo checklist de cumplimiento, con más de 90 controles, permite rápidamente identificar gaps y fits de esta certificación.
Alcance del servicio de asesoramiento/auditoría
La auditoría puede cubrir, según el caso, las siguientes normas técnicas:
- NTI de Digitalización de Documentos — requisitos de la imagen electrónica y del proceso de captura.
- NTI de Documento Electrónico — estructura, metadatos mínimos obligatorios y componentes.
- NTI de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos — copias auténticas de documento papel, cambio de formato y copias parciales.
- NTI de Política de Firma y Sello Electrónicos y de Certificados de la Administración — formatos, perfiles y validación de firma.
- NTI de Catálogo de Estándares — formatos admitidos para contenido, firma e intercambio.
- NTI de Política de Gestión de Documentos Electrónicos y esquema de metadatos e-EMGDE.
- NTI de Expediente Electrónico, cuando el alcance lo requiere.
Y su marco de soporte:
- Esquema Nacional de Seguridad (RD 311/2022) en lo relativo a documentos electrónicos, firma y sellado de tiempo.
- Ley 39/2015 y RD 203/2021 en materia de copias auténticas, documento y expediente electrónico.
- Reglamento eIDAS y su evolución, en lo referente a servicios de confianza.
- RGPD, en el tratamiento de documentación con datos personales.
Objetos auditables: aplicaciones de captura y digitalización, plataformas de firma y sellado, aplicaciones de generación de copias auténticas, procesos de digitalización operados como servicio, y cadenas en las que intervienen herramientas de distintos fabricantes.
¿En qué consiste nuestro servicio?
1. Delimitación del alcance. Identificamos qué normas aplican realmente a su caso. No es lo mismo digitalizar papel que convertir documentos nativos digitales, ni es lo mismo generar un original que una copia auténtica: cada escenario activa requisitos distintos. Esta fase evita auditar contra criterios equivocados.
2. Revisión documental. Analizamos la descripción del proceso, la arquitectura de metadatos, la estructura de firma, los esquemas XML de intercambio, el plan de gestión de la calidad y la documentación del sistema de gestión de seguridad que soporta el servicio.
3. Pruebas técnicas sustantivas. Es lo que diferencia una auditoría de una revisión de papeles. Sobre muestras reales de cada tipología documental:
- Validación de los XML de intercambio contra el esquema XSD correspondiente.
- Verificación criptográfica de las firmas: formato y perfil, algoritmos, cadena de confianza, información de revocación, sello de tiempo y validez a largo plazo.
- Contraste de los metadatos mínimos obligatorios y complementarios frente al e-EMGDE.
- Comprobación de la conformidad del formato de contenido con el catálogo de estándares.
- Verificación de los mecanismos de integridad del proceso de captura y de la ausencia de manipulación.
- Revisión de trazas y registros de actividad.
4. Evaluación de la seguridad del entorno. Control de accesos, seguridad física y lógica, gestión de incidencias, custodia de certificados y conservación de los documentos.
5. Informe de auditoría. Con criterios, alcance, procedimientos aplicados, hallazgos clasificados por severidad, evidencia asociada, opinión y limitaciones. Cuando procede, acompañado de plan de subsanación y de la Declaración de Conformidad que la organización emite sustentada en el informe.
6. Revisión de cierre. Verificación de las acciones correctivas y emisión del informe definitivo.
Ofrecemos
Asesoramos desde el diseño:
Una síntesis de lo que se comprueba. La NTI de Digitalización establece requisitos sobre:
La imagen electrónica
- Formato conforme al catálogo de estándares.
- Técnicas de compresión admitidas.
- Nivel de resolución suficiente.
- Garantía de imagen fiel e íntegra: respetar las proporciones del original y no añadir caracteres ni gráficos que no figurasen en él.
El proceso
- Captura por medios fotoeléctricos.
- Optimización automatizada de la imagen.
- Ausencia de intervención humana entre la captura y la obtención del documento electrónico firmado.
La conformación del documento electrónico
- Metadatos mínimos obligatorios: versión de la NTI, identificador normalizado, órgano, fecha de captura, origen, estado de elaboración, nombre de formato, tipo documental y tipo de firma.
- Metadatos complementarios del proceso de digitalización: resolución, tamaño e idioma.
- Firma electrónica en un formato admitido, con certificado válido en el momento de la firma y sello de tiempo.
Las copias auténticas
- Asignación correcta del estado de elaboración según el tipo de copia.
- Identificación del órgano que la expide y del documento de origen.
- Mecanismos de verificación de la copia.
Consideraciones complementarias
- Plan de gestión de la calidad del proceso.
- Conservación y disponibilidad de los documentos digitalizados.
- Medidas de seguridad conformes al ENS y cumplimiento del RGPD.
