La Unión Europea está dando un paso decisivo hacia la modernización de la gestión del IVA con el proyecto VIDA (VAT in the Digital Age). Se trata de una iniciativa que persigue armonizar y digitalizar la fiscalidad en los 27 Estados miembros, con un impacto directo sobre todas las empresas que desarrollan software de facturación, ERP y TPV. Para los fabricantes españoles, que ya deben adaptarse a la Ley Antifraude y al sistema Veri*Factu, el reto se multiplica: a partir de 2025 entrará en vigor un marco europeo que cambiará la forma en que se emiten y reportan las facturas en operaciones transfronterizas.
En qué consiste el proyecto VIDA
VIDA se sustenta en tres grandes pilares. En primer lugar, la facturación electrónica obligatoria para operaciones intracomunitarias. Esto significa que toda operación B2B entre empresas de distintos Estados miembros deberá estar documentada con factura electrónica conforme al estándar europeo EN 16931, lo que asegura interoperabilidad y trazabilidad en toda la Unión.
En segundo lugar, se establecen los Digital Reporting Requirements (DRR), un sistema de reporte digital armonizado que sustituirá a los modelos actuales de declaración recapitulativa como el modelo 349 en España. Las facturas deberán reportarse en tiempo casi real, unificando sistemas tan dispares como el SII español, el SAF-T portugués o el SDI italiano. Esto supondrá una simplificación para empresas multinacionales, pero exigirá a los fabricantes de software rediseñar sus módulos de comunicación fiscal.
Finalmente, VIDA incluye la ampliación del OSS/IOSS y la creación de un registro único de IVA en la UE. De este modo, una empresa podrá registrarse en un solo país y cumplir desde allí con todas sus obligaciones fiscales en el conjunto de la Unión. Esto elimina la necesidad de múltiples identificaciones fiscales nacionales, lo que simplifica la operativa internacional y reduce costes administrativos.
Calendario previsto de aplicación
Aunque la propuesta aún debe aprobarse formalmente en el Consejo de la UE, la Comisión ha planteado un calendario indicativo. En la franja 2025-2026 entrará en vigor la obligación de emitir facturación electrónica intracomunitaria, junto con las primeras guías técnicas y protocolos de interoperabilidad. Posteriormente, en el periodo 2027-2028, se desplegará el sistema de reporte digital DRR y se implementará de forma completa el registro único europeo de IVA y la ampliación de OSS/IOSS.
Este calendario implica que los fabricantes de ERP y TPV disponen de muy poco tiempo para adaptar sus productos si quieren seguir siendo competitivos en el mercado europeo.
Sanciones y riesgos por incumplimiento
El incumplimiento de VIDA tendrá consecuencias importantes. Cada Estado miembro transpondrá la normativa a su legislación, estableciendo sanciones económicas y administrativas. Para las empresas usuarias, se prevén multas por no emitir factura electrónica en operaciones intracomunitarias, por reportar fuera de plazo o por declarar datos inexactos. Además, en determinados supuestos se podría incluso perder el derecho a deducir el IVA en operaciones mal reportadas.
Para los fabricantes de software, el riesgo es doble. Por un lado, la responsabilidad contractual frente a clientes sancionados por utilizar herramientas no adaptadas. Por otro, la pérdida de competitividad y reputación frente a competidores europeos que ya ofrezcan soluciones “VIDA Ready”. En algunos Estados ya se están barajando sanciones equivalentes al 1-3 % de la base imponible de las operaciones mal reportadas, o multas por registro incorrecto similares a las del SII español.
En otras palabras, esperar a última hora no solo pone en riesgo a los clientes, sino también la propia viabilidad comercial del software.
Qué ofrecemos como asesores y auditores especializados en VIDA
En este escenario, nuestro equipo acompaña a fabricantes de ERP, TPV y software de facturación en un proceso completo de adaptación. Llevamos a cabo un diagnóstico de impacto, analizando cómo afecta VIDA a cada software y qué cambios son necesarios en arquitectura, facturación y reporting. Abordamos la adaptación técnica, diseñando los módulos de facturación electrónica conforme a EN 16931, implementando conectores con nodos europeos y preparando los sistemas para DRR.
En la parte fiscal, realizamos la preparación para OSS/IOSS y el registro único europeo, configurando las reglas multijurisdiccionales de IVA y adaptando los procesos para el cumplimiento centralizado en la Unión. Ofrecemos además auditoría y certificación, con informes técnicos y legales que acreditan la preparación del software, lo que genera confianza en clientes y distribuidores. Complementamos con formación y soporte, tanto para equipos técnicos como para comerciales, y elaboramos materiales para que los clientes finales comprendan las ventajas de un ERP o TPV adaptado a Europa. Finalmente, diseñamos un roadmap de adaptación 2025-2028, que define fases, prioridades y costes para asegurar una transición sin improvisaciones.
Ventajas de anticiparse y de trabajar con nosotros
Trabajar con nosotros supone contar con un socio que combina experiencia técnica en auditoría de software de facturación, conocimiento legal especializado en normativa fiscal y una visión estratégica de futuro. Las ventajas son claras: reducción de riesgos legales y sanciones al identificar puntos débiles antes de que sean un problema, ahorro de costes al adaptar ahora el software en lugar de rehacerlo en 2027, ventaja competitiva al poder ofrecer un ERP o TPV certificado como “VIDA Ready” y escalabilidad internacional gracias a un software que cumple en toda la Unión Europea.
Por qué no hay que esperar para adaptarse
La experiencia con Veri*Factu en España ya ha demostrado que dejar las adaptaciones para el último momento genera sobrecostes, tensiones en los equipos de desarrollo y problemas de cumplimiento en los clientes finales. Con VIDA, el reto es aún mayor porque hablamos de una armonización a nivel de toda la Unión Europea.
Adelantarse es clave para asegurar que el software no solo cumple con la normativa española, sino que está preparado para competir en toda Europa. Esperar a 2027 es arriesgarse a perder clientes, asumir sanciones y quedar rezagado frente a la competencia.
