La transformación digital de las relaciones laborales en España está viviendo un nuevo impulso normativo con la inminente aprobación del reglamento que hará obligatorio el registro horario digital. Esta obligación, que deriva del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y del Real Decreto-ley 8/2019, se refuerza ahora con la exigencia de sistemas electrónicos seguros que permitan identificar de forma fiable al trabajador en el momento del fichaje. La novedad más relevante es la convergencia de este ámbito laboral con el marco jurídico europeo de la identidad digital, regulado por el Reglamento (UE) n.º 910/2014, conocido como eIDAS, que establece las bases de la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas. Esta interconexión plantea un nuevo escenario de responsabilidad para los desarrolladores de software de control horario, quienes deberán incorporar medidas técnicas alineadas con los niveles de garantía definidos por eIDAS y con las exigencias de integridad, trazabilidad y autenticación que impone el derecho laboral español.
El reglamento eIDAS se fundamenta en la creación de un mercado único europeo de confianza digital, donde las personas físicas y jurídicas puedan identificarse electrónicamente y firmar documentos con validez jurídica plena en cualquier Estado miembro. En este contexto, el concepto de identificación electrónica (eID) no se limita a un simple usuario y contraseña, sino que abarca medios cualificados de autenticación basados en certificados digitales, sistemas de firma avanzada, autenticación multifactor o el uso de dispositivos biométricos. Cuando esta lógica se aplica al ámbito del control horario, la implicación es directa: el sistema debe garantizar que la persona que realiza el fichaje es realmente quien dice ser, sin posibilidad de suplantación o manipulación del registro. Por tanto, los desarrolladores deberán integrar mecanismos de autenticación que cumplan los niveles “sustancial” o “alto” previstos en eIDAS, en función del riesgo y del tipo de actividad laboral.
La identificación electrónica bajo eIDAS tiene tres niveles de garantía: bajo, sustancial y alto. En un sistema de registro de jornada, la elección de uno u otro nivel determina el grado de protección frente a fraudes o errores. Un nivel bajo podría bastar para un entorno de baja criticidad, pero en la mayoría de empresas —donde los registros afectan a nóminas, horas extraordinarias y cumplimiento de la normativa laboral— se requiere un nivel sustancial, que asegure que la autenticación del trabajador se realiza con un medio vinculado a su identidad personal y no transferible. Este requisito se puede cumplir mediante el uso de certificados electrónicos personales, dispositivos móviles con autenticación biométrica, sistemas de reconocimiento facial o huellas digitales, siempre bajo un tratamiento de datos conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018. Así, el cumplimiento técnico de eIDAS se convierte en una pieza clave para garantizar que el fichaje digital sea jurídicamente válido y pueda resistir una eventual auditoría o inspección laboral.
Desde el punto de vista del software, esta convergencia normativa implica que los sistemas de control horario deberán incorporar medidas de autenticación fuerte y gestión de identidades electrónicas verificables. No basta con que el usuario introduzca un PIN o acceda con una clave interna; será necesario demostrar que la autenticación se ha producido de forma segura, que está asociada a una identidad verificada y que los datos se conservan de manera inalterable. Los principios técnicos de eIDAS —autenticidad, integridad y no repudio— deben aplicarse al ciclo completo del registro horario. Esto significa que cada acción (entrada, salida, pausa o fichaje remoto) debe quedar registrada con un sello de tiempo electrónico emitido por un prestador cualificado de servicios de confianza, junto con la identidad digital del trabajador autenticado. De esta forma, la trazabilidad queda garantizada, y el registro se convierte en una evidencia probatoria en caso de conflicto judicial o inspección.
Uno de los desafíos principales para los desarrolladores es equilibrar la usabilidad del sistema con las exigencias de seguridad. El marco eIDAS no obliga a emplear únicamente certificados cualificados, pero sí exige que la autenticación tenga un nivel de garantía suficiente. En la práctica, esto puede lograrse mediante integraciones con plataformas de identidad federada (por ejemplo, Cl@ve en España) o con proveedores privados de confianza acreditados por la autoridad supervisora. Además, el software debe implementar controles técnicos complementarios, como el cifrado de las comunicaciones mediante TLS 1.3, la protección contra accesos no autorizados, la segregación de roles, la monitorización de logs y el almacenamiento seguro de las evidencias electrónicas. Estos requisitos no solo aseguran la conformidad con eIDAS, sino que también refuerzan el cumplimiento de otras normas relacionadas, como la ISO/IEC 27001 sobre gestión de la seguridad de la información o el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) en su nivel básico o medio.
El aspecto jurídico más relevante radica en la validez probatoria de los registros horarios. El empresario está obligado a conservar los registros durante al menos cuatro años y a garantizar su disponibilidad ante la Inspección de Trabajo. Si estos registros se realizan mediante un sistema digital, su fiabilidad dependerá directamente de la autenticación electrónica utilizada. Un registro basado en un simple usuario y contraseña carece de fuerza probatoria sólida, ya que podría ser impugnado por falta de garantía de identidad. En cambio, un sistema basado en un medio de identificación electrónica conforme a eIDAS, vinculado a un sello de tiempo cualificado y a una trazabilidad inalterable, tiene un valor jurídico equiparable al de un documento firmado electrónicamente. En otras palabras, el nivel técnico de seguridad se traduce en un nivel jurídico de protección tanto para la empresa como para el trabajador, minimizando el riesgo de sanciones o conflictos laborales.
Desde la perspectiva del desarrollador, la adaptación a eIDAS y a la ley de control horario representa también una oportunidad de mercado. Las empresas demandarán soluciones certificables que no solo cumplan la normativa española, sino que sean interoperables con los marcos europeos de identidad digital. Esto abre la puerta a integrar módulos de firma electrónica avanzada, identificación biométrica certificada, validación de identidad remota (videoidentificación) o gestión de evidencias electrónicas conforme a los estándares ETSI. Los proveedores que incorporen estos elementos podrán ofrecer a sus clientes un valor añadido: un sistema de control horario legalmente robusto, con garantías probatorias y compatible con auditorías externas, peritajes o inspecciones. En este sentido, los auditores y peritos informáticos especializados en cumplimiento normativo desempeñan un papel esencial, verificando que las medidas técnicas implantadas se corresponden con los requisitos de integridad y autenticación exigidos por la normativa europea y nacional.
Otra implicación relevante es la protección de los datos biométricos en sistemas que emplean huella dactilar o reconocimiento facial para el fichaje. Estos datos, considerados especialmente sensibles por el RGPD, solo pueden tratarse cuando exista una base jurídica adecuada y se adopten medidas técnicas reforzadas. Los desarrolladores deberán garantizar que la plantilla dispone de información transparente sobre el tratamiento, que el almacenamiento se realiza de forma cifrada y que el sistema ofrece alternativas cuando el trabajador no desee usar métodos biométricos. Asimismo, será necesario implementar mecanismos de auditoría que registren cada acceso, modificación o eliminación de los datos de identidad electrónica, manteniendo la cadena de custodia y la trazabilidad completa de las operaciones.
En conclusión, la convergencia entre el reglamento eIDAS y la ley española de control horario redefine los requisitos técnicos y jurídicos de los sistemas de fichaje digital. La identidad electrónica deja de ser un elemento accesorio para convertirse en el núcleo de la garantía legal del registro. Un software de control horario conforme a eIDAS no solo acredita el cumplimiento de la jornada laboral, sino que constituye una prueba electrónica con plena validez en caso de conflicto. Para los desarrolladores, esto supone un cambio de paradigma: ya no basta con ofrecer una funcionalidad de fichaje, sino que deben diseñar soluciones seguras, auditables y alineadas con los principios de autenticación fuerte, sellado de tiempo y conservación inalterable de registros. Las empresas que adopten este enfoque no solo cumplirán la ley, sino que estarán preparadas para un futuro en el que la identidad digital y la confianza electrónica serán la base de todas las relaciones laborales y administrativas.
