El control de registro de jornada es una obligación legal en muchas empresas, especialmente en España tras la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019. Sin embargo, muchas organizaciones desconocen los riesgos asociados a un sistema deficiente y cómo las soluciones informáticas avanzadas pueden ayudar a cumplir con la normativa de forma segura y eficiente.
Este artículo explica cómo garantizar el cumplimiento legal en el registro de jornada mediante tecnología avanzada, cifrado de datos, autenticación segura y auditoría de accesos.
Por qué es esencial un sistema seguro de registro de jornada
Un sistema de control horario debe ser preciso, inalterable y accesible durante al menos cuatro años, como exige la ley. Además, debe contar con medidas de seguridad informática para evitar la manipulación de registros y accesos no autorizados.
Sin una solución informática adecuada, las empresas pueden enfrentarse a multas por incumplimiento normativo, pérdida de registros o alteraciones no detectadas, así como fugas de datos sensibles sobre la jornada laboral de los empleados.
Nuestra solución de auditoría y cumplimiento normativo ayuda a las empresas a garantizar la fiabilidad y legalidad del sistema de registro de jornada, integrando las últimas tecnologías en seguridad, autenticación y auditoría de accesos.
Cifrado y seguridad en el control de jornada
Uso de cifrado de extremo a extremo
Uno de los pilares fundamentales en la protección del registro de jornada es el cifrado de las comunicaciones y datos almacenados. Implementamos el protocolo TLS 1.3 para cifrar las conexiones entre los dispositivos de los empleados y el servidor, lo que garantiza que las comunicaciones sean seguras y no puedan ser interceptadas.
Para la protección de los datos almacenados, se utiliza el cifrado AES-256, un estándar de seguridad ampliamente reconocido que impide el acceso no autorizado a la información registrada. Además, se implementa almacenamiento seguro con Hardware Security Modules (HSM) para la gestión de claves criptográficas, lo que protege los sistemas contra intentos de manipulación o accesos fraudulentos.
Firma digital y sellado de tiempo cualificado
Cada fichaje se firma digitalmente con certificados electrónicos cualificados, lo que garantiza que el registro no pueda modificarse sin dejar rastro. Esta firma digital ofrece validez legal a los registros, permitiendo demostrar que un fichaje ha sido realizado por un trabajador identificado.
Adicionalmente, se implementa el sellado de tiempo cualificado (TSA), lo que significa que cada fichaje queda registrado con una fecha y hora certificadas por una autoridad de confianza. Esto asegura la trazabilidad y evita cualquier alteración en la información registrada.
Autenticación fuerte y prevención del fraude
Identificación avanzada del trabajador
Para evitar suplantaciones de identidad y accesos no autorizados, nuestras soluciones incorporan autenticación avanzada. Se implementa verificación biométrica, como huella dactilar o reconocimiento facial, para asegurar que el fichaje es realizado por la persona correcta. Además, se integran sistemas de identificación digital como Cl@ve y DNIe 3.0 NFC, que permiten la autenticación con certificados oficiales emitidos por el gobierno.
Para aumentar la seguridad, se utiliza autenticación multifactor (2FA), combinando credenciales como contraseña y token de un solo uso (OTP) o dispositivos FIDO2, lo que impide accesos no autorizados incluso si una de las credenciales se ve comprometida.
Control de ubicación y dispositivos autorizados
Para evitar fraudes en el registro de jornada, se implementa geolocalización basada en GPS, WiFi o direcciones IP, lo que permite verificar desde dónde se realiza el fichaje. Así, se pueden establecer restricciones para impedir fichajes desde ubicaciones no autorizadas o que no correspondan con el lugar de trabajo asignado.
Además, se restringe el uso del sistema a dispositivos previamente autorizados por la empresa, lo que impide que empleados o terceros puedan realizar fichajes desde dispositivos no registrados. Esta medida garantiza que los registros sean confiables y no puedan ser manipulados por actores externos.
Auditoría y disponibilidad de los datos
Nuestra solución también garantiza la disponibilidad y auditabilidad de los registros de jornada, cumpliendo con los requisitos legales de almacenamiento y acceso a la información.
Para ello, se implementa replicación de datos en servidores distribuidos geográficamente, lo que evita la pérdida de información en caso de fallos en el sistema. Además, se realizan copias de seguridad incrementales y completas en intervalos regulares, asegurando que la información esté siempre disponible.
Para la conservación a largo plazo, los registros se almacenan en «Cold Storage» cifrado, lo que garantiza su integridad y protección contra manipulaciones. Asimismo, se implementa monitoreo continuo y alertas de seguridad para detectar cualquier intento de acceso no autorizado o manipulación de registros.
Conclusión
Las soluciones informáticas para el control de registro de jornada deben cumplir con estrictos requisitos de seguridad y legalidad para evitar sanciones y garantizar la protección de los datos de los trabajadores. Implementando medidas avanzadas de cifrado, firma digital, autenticación fuerte y auditoría de accesos, las empresas pueden garantizar la fiabilidad y conformidad de sus sistemas de control horario.
Contamos con una solución integral de auditoría y certificación que asegura que los sistemas cumplen con la normativa vigente, ayudando a las empresas a evitar riesgos legales y mejorar la gestión de su control horario.
