La regulación española está entrando en una fase decisiva: todas las señales normativas, técnicas y jurisprudenciales apuntan a un modelo mucho más estricto, digitalizado y auditable, donde la trazabilidad y la integridad del dato se convierten en elementos críticos. Las últimas comunicaciones oficiales del Ministerio adelantan que el registro deberá medir con precisión el tiempo de trabajo real, incluyendo pausas, interrupciones, modalidades presenciales y en remoto. De forma paralela, el borrador del Real Decreto que regulará el registro de jornada introduce conceptos que hasta ahora no habían tenido un desarrollo técnico tan claro: objetividad, fiabilidad, accesibilidad inmediata y huella electrónica verificable para acreditar cualquier modificación.
A este cambio normativo se suma un hito jurisprudencial relevante: una sentencia reciente valida el uso de la biometría en el control horario siempre que se apliquen medidas estrictas de minimización, proporcionalidad, plantillas no reversibles y evaluaciones de impacto adecuadas. Esta resolución confirma que los sistemas biométricos pueden ser lícitos y proporcionados si se diseñan correctamente, pero también implica que cualquier fabricante que no cumpla estos requisitos afrontará un riesgo jurídico inmediato.
El mensaje global es inequívoco: el futuro del registro de jornada será un sistema digital robusto, trazable, seguro y totalmente auditable, donde la Inspección podrá acceder a los datos en tiempo real y donde cada registro deberá conservarse íntegro, inalterado y justificable durante años. Los fabricantes no pueden esperar a la aprobación formal de la norma; deben prepararse ya.
Qué exige realmente el nuevo marco
Los análisis de los documentos disponibles muestran un escenario claro. El registro de jornada pasará a requerir un sistema digital obligatorio que permita identificar de forma inequívoca a cada trabajador y garantizar que el fichaje se realiza de manera directa, personal y sin intervención de terceros. El software deberá gestionar cada evento con precisión minuto a minuto, diferenciando inicio y fin de jornada, pausas, interrupciones del derecho a la desconexión y cualquier tramo de trabajo presencial o remoto.
Además, la normativa introduce el concepto de fiabilidad verificable: los registros no podrán alterarse sin la intervención conjunta del trabajador y la empresa, y cualquier cambio deberá generar una huella electrónica indeleble que acredite quién lo realizó, en qué momento y por qué motivo. La accesibilidad inmediata para trabajadores, representantes e Inspección exigirá sistemas de exportación tratables, APIs seguras y almacenamiento resistente a manipulaciones. A esto se suma la necesidad de cifrado extremo a extremo, sellado temporal, hash criptográfico y conservación íntegra durante cuatro años, acompañados de un registro exhaustivo de accesos, auditorías y modificaciones.
Cómo auditamos el software de control horario
Nuestro método combina tres pilares: la norma laboral, la seguridad tecnológica y la protección de datos. No auditamos únicamente el funcionamiento del software; auditamos su capacidad real de superar una inspección, de proteger al fabricante y de cumplir con los nuevos criterios del marco regulatorio.
En la auditoría legal-funcional comprobamos si el sistema registra todos los elementos obligatorios, gestiona adecuadamente las pausas, refleja interrupciones del derecho a la desconexión, documenta totalizaciones diarias y mensuales, y mantiene la trazabilidad que exigirá el futuro Real Decreto. Este análisis incluye la validación del funcionamiento tanto en presencial como en remoto, y el comportamiento del sistema ante escenarios prácticos de inspección.
En la auditoría técnica evaluamos el nivel de seguridad e inalterabilidad del software. Verificamos el cifrado, la robustez de las comunicaciones, el uso de almacenamiento inmutable, la aplicación de hashes y sellado temporal, el control de accesos, la gestión de claves, la resiliencia operativa y la protección frente a manipulaciones internas o externas. Se examinan también los logs, metadatos, registros de auditoría y mecanismos de integridad.
En la auditoría de protección de datos analizamos especialmente el uso de biometría. Validamos el modelo técnico, la irreversibilidad de la plantilla, las medidas de minimización, la proporcionalidad frente a alternativas, la evaluación de impacto, la transparencia informativa y las garantías adicionales aplicadas al tratamiento. Muchos sistemas actualmente en el mercado no cumplen estos requisitos, lo que puede derivar en sanciones por vulneración del derecho a la intimidad y por incumplimiento del RGPD.
Finalmente, evaluamos la interoperabilidad y el acceso inmediato, revisando formatos, estructuras, certificación electrónica, tiempos de respuesta, registros de exportación y capacidad de consulta instantánea. Este punto será esencial en el nuevo modelo de inspección, donde la autoridad laboral podrá acceder a la información sin desplazarse.
Por qué los fabricantes deben auditarse antes de que sea obligatorio
El mensaje es claro: la responsabilidad ya no recaerá únicamente en la empresa cliente, sino también en la calidad y fiabilidad del software. Cualquier organización sancionada podrá reclamar responsabilidades al desarrollador si el sistema no cumple. Además, el mercado comenzará a exigir auditorías y certificaciones como requisito comercial, la biometría deberá rediseñarse jurídicamente, la interoperabilidad será obligatoria y la trazabilidad completa será la única defensa frente a acusaciones de manipulación o ausencia de registros.
Y lo más importante: cuando el Real Decreto entre en vigor, no habrá un periodo de adaptación técnica. El registro de jornada es una obligación vigente desde 2019 y la administración espera que los fabricantes estén preparados.
Conclusión
El registro de jornada evoluciona hacia un sistema regulado de alta exigencia, equiparable a los sistemas críticos de cumplimiento laboral y de protección de datos. La única forma de que un fabricante llegue a tiempo es actuar antes de que la norma sea definitiva. Nuestra auditoría integra la visión legal, técnica y de protección de datos, y garantiza que el software no solo cumple, sino que resiste una inspección, reduce la exposición jurídica del fabricante y posiciona su producto como una solución fiable, segura y alineada con el futuro modelo normativo.
Para más información o para iniciar el proceso de auditoría, puedes escribir a info@legalauditors.es. Estaremos encantados de ayudarte.
